คุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าเมื่อสิ้นสุดในแต่ละวัน คุณได้ทำอะไรเสร็จไปแล้วบ้าง
อย่ามัวแต่งมงายอยู่กับเครื่องมือช่วยจัดการเวลาแบบสมัยใหม่กับคู่มือที่ยุ่งยากซับซ้อน ซึ่งไม่ได้ช่วยให้คุณจัดการอะไรได้ดีขึ้นเลย อุปกรณ์ที่คุณต้องใช้มีเพียงอย่างเดียวเท่านั้นคือ บันทึกรายการสิ่งที่ต้องทำ (To-do List) แบบที่บางคนบอกว่าล้าสมัยไปแล้วนั่นแหละ
ไม่ว่าคุณจะใช้เครื่องมืออะไรในการทำรายการที่ว่านั้นก็ตาม มีสิ่งสำคัญ 3 ประการที่คุณจะต้องใส่ใจคือ
- การจัดลำดับความสำคัญก่อนหลังของงานให้ดี และเป็นไปได้มากที่สุด
- แบ่งเรื่องใหญ่ๆ ที่จะต้องทำออกเป็นข้อย่อย จะได้ทำให้สำเร็จเป็นข้อๆ ไป
- การจัดเตรียมรายการใหม่สำหรับวันอื่นๆ
คุณต้องจำไว้ว่าประมาณ 1 ใน 5 ของสิ่งที่อยู่ในรายการนั้น คือ สิ่งที่จำเป็นจริงๆ และคุณควรจะตั้งใจทำรายการเหล่านั้นให้สำเร็จก่อน ส่วนรายการอื่นอาจจะมีประโยชน์ แต่ถ้าทำไม่เสร็จ ก็คงไม่ถึงกับทำให้โลกแตกไปเดี๋ยวนั้น
ไอเดียสำหรับคุณ...
จดรายการของงานที่คิดว่าจะทำไม่ได้เก็บไว้ในลิ้นชัก แล้วค่อยนำมันออกมาตอนเวลาเลิกงาน เมื่อคุณทำงานนั้นจนเสร็จเรียบร้อยแล้ว หรือเมื่อคุณคิดว่างานที่เขียนเอาไว้ในรายการคงไม่สำเร็จจริงๆ การได้เห็นรายการนั้นอีกครั้งอาจช่วยให้คุณไม่มองเห็นภาพอีกด้านหนึ่งของตัวเอง และมีพลังมากขึ้นสำหรับวันพรุ่งนี้
การที่จะจัดการกับรายการที่ดูยุ่งเหยิงอยู่นั้น ให้แยกรายการออกเป็น 2 รายการ รายการหนึ่งสำหรับสิ่งที่จำเป็นต้องทำวันนี้ กับรายการหนึ่งสำหรับสิ่งที่คุณอาจจะเก็บไว้ทำตอนที่มีเวลาพอหรือนึกอยากจะทำ อย่าแม่แต่จะคิดที่จะไปเหลือบดูรายการหลังก่อน จนกว่าคุณจะทำสิ่งที่อยู่ในรายการแรกสำเร็จเสร็จสิ้น
เรียบเรียงรายการสำหรับวันพรุ่งนี้ในช่วงก่อนเลิกงานของแต่ละวัน อย่ารอจนถึงตอนเช้าของอีกวันแล้วพบว่า งานแรกในรายการของสิ่งที่ต้องทำก็คือ การเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำของวันนี้นั่นแหละ แล้วก็อย่ามัวแต่แก้แล้วแก้อีกในรายการของวันนี้ ให้เริ่มทำใหม่ไปเลยในแต่ละครั้ง ส่วนใหญ่ทุกคนจะใช้เวลาครึ่งชั่วโมงสุดท้ายก่อนเลิกงานจัดแจงเก็บโต๊ะให้เรียบร้อย รอไว้สำหรับวันถัดไป อย่าได้ทำเช่นนั้น! ขอให้คุณมาเริ่มวันใหม่กับโต๊ะรกๆ และสมองที่ปลอดโปร่งยังจะดีซะกว่า
ข้อคิด สะกิดใจ
"การไม่ได้วางแผน ก็คือแผนที่ล้มเหลวอย่างหนึ่ง"
เอ็ฟฟี่ โจนส์
